共有ルールについて、質問を回答できるように経験が必要ですが、全体像は下記URLで参考してみてください。
https://flyke.co.jp/contents/blog/11501/
取引先と取引先責任者の権限設定について、下記URLを参考お願いします。
https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.contacts_sharing_considerations.htm&type=5
https://help.salesforce.com/s/articleView?id=000384994&type=1